Überstunden richtig abrechnen: Worauf Arbeitgeber achten sollten

Laut Statistischem Bundesamt haben im Jahr 2024 knapp 4,4 Millionen Beschäftigte durchschnittlich mehr gearbeitet, als dies in ihrem Arbeitsvertrag vereinbart war. Mehrarbeit können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Form von bezahlten und unbezahlten Überstunden leisten. Alternativ kann die Mehrarbeit auf ein Arbeitszeitkonto einfließen, über das sie sich später wieder ausgleichen lässt. Bei der Abrechnung von Überstunden haben Arbeitgeber unterschiedliche Möglichkeiten.

Was ist der Unterschied zwischen Mehrarbeit und Überstunden?

Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Arbeitszeit, die über die tägliche, gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Sie bezieht sich immer auf das Arbeitszeitrecht und hat keinen Bezug zur Vergütung. Der Begriff Überstunden beschreibt die Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte oder tarifrechtliche regelmäßige Arbeitszeit hinausgeht und vom Vorgesetzten entweder angeordnet oder geduldet wird. Überstunden betreffen damit häufig tarifliche oder betriebliche Regelungen zur Vergütung von Arbeitszeit, die über die eigentlich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht.

Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelung

Die geleisteten Überstunden werden grundsätzlich in dem Monat steuerlich und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet, in dem sie entstehen. Leistet ein Arbeitnehmer zum Beispiel im August fünf Überstunden, erfolgt die Überstundenvergütung auch im Monat August. Ist die Entgeltabrechnung bereits erfolgt, ist diese für den Erarbeitungsmonat rückwirkend zu korrigieren.

Vereinfachungsregelung für ständig zeitversetzte Zahlungen

Rechnet der Arbeitgeber Überstunden regelmäßig mit dem laufenden Entgelt des nächsten oder übernächsten Monats ab, kann er eine Vereinfachungsregelung anwenden. Anstelle der Berichtigung der Entgeltabrechnung des Erarbeitungsmonats erfolgt die Zuordnung dem Monat der Auszahlung. Diese Vorgehensweise ist einmalig mit der Krankenkasse abzustimmen. Die steuerliche Zuordnung erfolgt dann ebenfalls zum Auszahlungsmonat.

Auszahlung der angesammelten Überstunden als Einmalzahlung

Sammeln Arbeitnehmer Überstunden über mehrere Monate an und bekommen sie diese als Einmalbetrag ausgezahlt, sind die Entgeltabrechnungen der Erarbeitungsmonate sozialversicherungsrechtlich rückwirkend zu korrigieren. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber den Gesamtbetrag wie eine Einmalzahlung sozialversicherungsrechtlich behandeln. Voraussetzung hierfür ist, dass die Auszahlung spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erfolgt. Zu beachten ist, dass aus dieser Einmalzahlung Umlagebeiträge (U1 und U2) zu entrichten sind.

In der Lohnsteuer handelt es sich bei den angesammelten Überstunden um laufenden Arbeitslohn im Monat der Auszahlung. Zahlen Arbeitgeber Überstunden über einen angesammelten Zeitraum von mehr als zwölf Monaten über mehrere Veranlagungszeiträume aus, kann der Arbeitnehmer bei der Einkommensteuerveranlagung die Fünftelregelung anwenden und von einer ermäßigten Besteuerung profitieren.

Wann sind Überstunden zum Jahresende auszuzahlen?

Machen Arbeitnehmer im Dezember Überstunden und bekommen diese erst im Januar ausbezahlt, dann müssen Arbeitgeber die Lohnabrechnungen für Dezember korrigieren. Werden Überstunden ständig zeitversetzt gezahlt, lassen sich diese auch dem Auszahlungsmonat Januar zuordnen. Arbeitgeber müssen angesammelte Überstunden aus 2025 spätestens am 31. März 2026 als Einmalzahlung auszahlen. Dabei ist die Märzklausel zu beachten – dies bedeutet, dass die Einmalzahlung beitragsrechtlich gegebenenfalls dem Jahr 2025 zugeordnet wird.

Darauf sollten Arbeitgeber achten

Überstunden sind in vielen Branchen nicht vermeidbar. Umso wichtiger ist eine klare, transparente und rechtssichere Regelung. „Wer als Arbeitgeber sorgfältig dokumentiert, faire und transparente Regeln schafft und die Lohnabrechnung korrekt umsetzt, schützt sich vor Konflikten und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei“, sagt Ecovis-Sozialversicherungsexpertin Sandra Schels in München.