25.10.2021

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen, Verträgen und Belegen

Was machen mit Leasingvertrag der Waschmaschine oder dem letzten Versicherungsfall, Lohnzettel oder auch der Rechnung der letzten Haarfarbenlieferung… Das gilt für die einzelnen Unterlagen …

Als UnternehmerIn sind Sie verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hierbei gibt es gesetzlich vorgeschriebene Fristen, die von Vorgang zu Vorgang variieren und zwischen 6 und 10 Jahren Aufbewahrung erforderlich machen.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt dabei jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.

Buchhaltung | Rechnungswesen

Rechnungen 10 Jahre
Das gilt für Eingangsrechnungen von zB Haarkosmetik-Lieferanten, Tankquittungen, Blumenkauf, etc. sowie Ausgangsrechnungen an Kunden
Elektronische Speicherung unter bestimmten Voraussetzungen möglich 

Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10 Jahre

Mahnbescheide und Mahnungen:  6 Jahre

Buchungsbelege: 10 Jahre

Bankbelege und Kontoauszüge: 10 Jahre

Steuerrelevante Aufzeichnungen (Inventare, Jahresabschlüsse im Original, Kassenbücher, Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen), Eröffnungsbilanz im Original): 10 Jahre

Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10 Jahre

Geschäftskorrespondenz

Empfangene und versendete Geschäftskorrespondenz (Angebote, Preisverhandlungen, Mahnungen): 6 Jahre

Personal

Reisekostenabrechnungen (Fahrten zu Seminaren, Messen, etc.): 10 Jahre

Bewerbungsunterlagen: Spätestens 6 Monate nach Absage datenschutzkonform zu vernichten. Spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Arbeitszeiterfassung eigener Mitarbeiter 2 Jahre. Spätestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses datenschutzkonform zu löschen.

Arbeitsverträge: 6 Jahre

Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten, sollten 30 Jahre aufbewahrt werden 

Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern  10 Jahre

Lohnlisten, inkl. Sonderzahlungen: 10 Jahre

Unterlagen zu Arbeitsunfällen: 5 Jahre

Versicherung

Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Sachschäden: übliche, unverbindliche Löschfrist: 10 Jahre

Unterlagen zu Haftungsfällen wegen Verletzung von Körper oder Gesundheit: übliche, unverbindliche Löschfrist: 30 Jahre

Sonstige Verträge

Verträge: (Leasingsvertrag): 6 Jahre , Frist beginnt nach Beendigung des Vertrags

Mietunterlagen (nach Vertragsende) 10 Jahre

Wo müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können.